Planowanie i organizacja konferencji

Jeżeli zamierzasz założyć własną firmę, która zajmowałaby się organizowaniem różnych przyjęć i spotkań okazjonalnych to wiedz o tym, że trzeba się naprawdę na tym bardzo dobrze znać i na pierwszym miejscu zawsze stawiać dokładne planowanie wszystkich przedsięwzięć, które zamierzasz realizować. Warto o tym pamiętać, gdyż jeśli źle zorganizujesz na przykład jakąś konferencję lub innego rodzaju imprezę, to możesz mieć z tego powodu duże nieprzyjemności, gdyż informacja o tym fakcie może zostać przekazana do innych osób, które są potencjalnie Twoimi klientami, a jeśli poznają oni niepochlebne opinie na Twój temat to mogą oni w przyszłości rezygnować z Twoich kolejnych usług.

Dlatego zastanów się bardzo dobrze czy rzeczywiście organizacja konferencji będzie Twoją silną stroną czy jedynie chwilowym kaprysem. Oczywiście jeżeli masz w sobie zapał, chęć do działania i tzw. żyłkę organizatora to założenie takiej firmy może być strzałem w przysłowiową dziesiątkę. Warto więc mieć na uwadze to, że podczas organizowania konferencji musimy zwrócić uwagę na kilka szczegółów, o których należy zawsze pamiętać. Organizując konferencje zawsze zaczynajmy od ustalenia miejsca spotkania, mając na uwadze fakt, że w zależności od rozmiaru i wagi tego wydarzenia na jedną z konferencji przyjedzie kilkanaście, a na inną kilkaset osób. Ważne jest więc zakwaterowanie, które musimy zapewnić, jeśli jakieś osoby będą chciały z takiej możliwości skorzystać. Ważna jest także sala konferencyjna, bo to przecież w niej odbywa się organizowana przez nas konferencja. Sala ta powinna być dopasowana rozmiarem do liczby zaproszonych osób i w żadnym wypadku nie może być za mała. Na samej sali musi się znaleźć odpowiednia ilość krzeseł a także scena lub mównica, na której występować będą prelegenci, zestaw nagłośnienia oraz sprzęt, zapewniający możliwość wyświetlania prezentacji wizualnych taki jak komputer i rzutnik.

Konferencje powinny być organizowane na bardzo wysokim poziomie, ponieważ zjeżdżają się na nie osobistości z całego świata w celu omówienia naukowych nowinek, dlatego wszystko musi odbyć się idealnie by nikomu nie przynieść wstydu i by całość pozostawiła dobre wrażenie.

Polecamy:

Konferencje pomorskie

Gdańsk Convention Bureau
ul. Długi Targ 28/29 80-830 Gdańsk
tel. +48 58 300-06-59
fax: +48 58 301-66-37
e-mail: convention@gdanskconvention.pl
www.gdanskconvention.pl